Alle Zeeuwse vacatures

Stages
Solliciteer

Criteria

Opleidingsniveau:

MBO


Branche:

Maritiem, Off-shore

Transport, Opslag, Distributie 


Functiesoort:

Administratief, Secretarieel


Dienstverband:

Vast


Ervaringsniveau:

Semi-Starter/Young Professional


Uren:

Meer dan 32 uur


Regio:

Walcheren


Salaris indicatie:

€2200 - €2600



Contactgegevens

Bezoekadres:

Interlashing B.V.

Engelandweg 35

4389 PC Ritthem

Nederland


Contactpersoon:

Mevr. Jaqueline Been

+31(0)118 426700



www.interlashing.com

Vacaturenummer:

V202207260031

Solliciteer

Office Assistant (m/v) 24 tot 32 uur per week

Interlashing B.V.

Einddatum: donderdag 25 augustus 2022

Interlashing verzorgt sinds 2006 vanuit de haven van Vlissingen een uitgebreid scala aan diensten t.b.v. het zeevast zetten van ladingen. Ons bedrijf bestaat uit een professioneel opgeleid en flexibel team van meer dan 30 medewerkers, die 24 uur per dag klaarstaan voor onze klanten om op een goed voorbereide en veilige manier het succes van onze klantprojecten te garanderen.

Ter uitbreiding van ons team op kantoor zoeken wij een fulltime

OFFICE ASSISTANT (m/v)

Als Office Assistant zorg je samen met jouw collega’s voor het tijdig en correct uitvoeren van alle administratieve taken in het organisatorische proces, van opdracht tot facturatie. Je ondersteunt de Office Manager in het administratief verwerken van de uitgevoerde opdrachten, van het opmaken van klantdossiers in het (CRM) systeem, tot het invullen en de verwerking van bijbehorende urenregistraties en rapportages op basis van de informatie die je vanuit de afdeling Operations ontvangt ten behoeve van de facturatie.

Naast de administratieve orderverwerking help je met de controle van binnengekomen facturen en de voorbereiding van de kostenverdeling in de orders op basis van de bestellingen, uitgevoerde werkzaamheden, inzet van mensen en gebruikte materialen. Ook draag je actief bij aan het praktisch reilen en zeilen op kantoor en ondersteun je op gebied van telefonie en ICT, het bijhouden van de voorraad kantoorartikelen, verwerking van dossiers en het archiveren van verwerkte stukken.

Een greep uit jouw takenpakket

De functie van Office Assistant in onze organisatie is een allround functie. Je bent onder andere verantwoordelijk voor:

  • (mede) Registreren van (bedrijfs)informatie in het CRMsysteem (opdrachtgevers, interne en externe medewerkers en projecten / opdrachten);
  • (mede) controleren van inkooporders / bestellingen en binnengekomen facturen ter voorbereiding van de verwerking in de financiële administratie;
  • Controleren van de aangeleverde gegevens n.a.v. de uitgevoerde werkzaamheden en bijhorende planning, eventuele fouten of onjuistheden in de registratie na overleg en correctie aanpassen in het systeem;
  • Ondersteunen bij het verwerken en registreren van de planning in het planningsysteem in samenwerking met de Operations Assistant;
  • Periodieke rapportages genereren en verstrekken aan de interne en externe partijen conform afspraken;
  • Uitvoerende taken rondom het interne documentbeheer, zoals het aanpassen en vastleggen van digitale formulieren en documenten op de juiste (server)locatie;
  • Inkomende correspondentie verwerken (mail, post, telefoon) en eerste aanspreekpunt en ontvangst van externe bezoekers op kantoor;
  • (mede) organiseren en faciliteren van intern werkoverleg, agenda opstellen, interne afspraken inplannen en notuleren.
  • Overige ondersteunende secretariële werkzaamheden.
  • Je hebt een beurtrol in de permanentiedienst (telefoondienst buiten kantoortijden).

 

Wie ben jij?

Als Office Assistant is het vooral belangrijk om ordelijk te zijn. Je bent een ster in het organiseren en inplannen van je werkzaamheden en er is geen enkele “to-do” die jij uit het oog verliest. Je bent gestructureerd en proactief in je werk. Je heb ervaring met allround administratieve processen en bent het gelukkigst op een plek waar je kunt schakelen en samenwerken met verschillende afdelingen en collega’s.

Je hebt niet noodzakelijk affiniteit met de haven of maritieme wereld, maar je bent wel iemand die vanuit brede interesse of nieuwsgierigheid onze branche en werkprocessen wil leren kennen om zo de administratieve verwerking hiervan op passende wijze uit te voeren.

 

Wat vragen wij van jou?

  • Je heb een afgeronde MBO opleiding (niveau 4) in administratieve richting;
  • Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift, beheersing van de Engelse taal is een pré;
  • Je hebt een zelfstandige werkhouding, maar bent een ware teamplayer;
  • Je bent zeer flexibel, past je aan veranderende omstandigheden aan en de verandering in jouw werkzaamheden wordt vlot opgepakt;
  • Je bent ervaren met diverse tekst- en dataverwerkingsprogramma’s zoals MS Word, Excel en hebt kennis van CRM software systemen en hoe daarmee te werken;
  • Je bent daadkrachtig, proactief en stressbestendig.

 

Wat bieden wij jou?

Wij bieden een uitdagende en afwisselende baan binnen een kleine, stabiele maar dynamische organisatie. Deze functie is parttime, 24 tot 32 uur per week, werkdagen en tijden in overleg. Deze functie is voor langere tijd met uitzicht op een vast dienstverband.

Hard werken wordt beloond, dus naast prima basis arbeidsvoorwaarden, bieden we voldoende vrije dagen en is er ruimte en aandacht voor jouw werk-privé balans. Daarnaast investeren we in aanvullende opleiding en cursussen om het beste uit jezelf te halen en je tevens de kwaliteit kunt blijven leveren waar Interlashing voor staat. Samen kijken we naar jouw interesses en faciliteren we in passende opleiding, waar mogelijk.  

 

Salarisindicatie

Salarisvoorstel is afhankelijk van gebleken werkervaring, kennis en achtergrond.

 

Enthousiast geworden?

Solliciteer dan via de sollicitatiebutton en stuur je motivatiebrief, CV en contactgegevens in. Dan nodigen we je graag uit voor een kennismakingsgesprek.

De selectie van CV’s gebeurt in week 30 en 31, vanaf week 32 worden sollicitatiegesprekken ingepland.

Tot dan!