HR & Office Assistant

Dit ga je doen

Als HR & Office Assistant ben je een verbindend persoon binnen onze organisatie. Samen met de HR manager draag je bij aan een vlotte HR- werking en sta je tegelijk in voor een efficiënte administratieve en organisatorische ondersteuning van onze eigenaar en CEO.
Dankzij jouw structuur, discretie en proactieve aanpak verlopen zowel HR-processen als dagelijkse operationele activiteiten professioneel en gestroomlijnd. Hiervoor is je aanwezigheid op kantoor uiteraard vereist.

Jouw voornaamste taken:

HR-ondersteuning

• Aanspreekpunt van alle (digitale) HR- tools
• Ondersteunen van het volledige employee lifecycle-proces:
  onboarding, offboarding en personeelsadministratie
• Instaan voor het beheer en de opvolging van HR-documentatie, contracten en personeelsdossiers
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor medewerkers bij HR-gerelateerde vragen
• Plannen van interviews
• Verzorgen van de voorbereiding van payroll voor 4 landen en afstemming met de betreffende sociaal secretariaten
• Coördineren en opvolgen van het wagenparkbeheer: bestellingen, contracten, verzekeringen, laadpassen en vragen van medewerkers

Office Management

• Zorgen voor een vlot draaiend kantoor : facility management, bestellen van office supplies
• Ondersteuning bij events, boeken van vluchten en hotels
• Inplannen van meetings en ondersteuning bij bedrijfsmomenten
• Bewaken van orde, structuur en professionaliteit binnen de organisatie

Executive Support (Eigenaar en CEO)

• Beheren en optimaliseren van agenda’s
• Plannen en eventueel voorbereiden van vergaderingen (agenda’s, documenten, opvolging)
• Prioriteiten bewaken en proactief meedenken in planning en timing
• Vertrouwelijk omgaan met gevoelige informatie
• Fungeren als rechterhand en organisatorische sparringpartner
  

Jouw skills en profiel:

• Je hebt ervaring in HR support, office management of executive assistance (of een sterke combinatie)
• Je hebt kennis van de Nederlandse arbeidswetgeving, kennis van de Belgische/Duitse/Franse sociale wetgeving is een sterk pluspunt
• Je hebt een bachelor diploma of denkniveau
• Je werkt uiterst nauwkeurig, gestructureerd en zelfstandig
• Je gaat zorgvuldig en professioneel om met vertrouwelijke informatie
• Je communiceert vlot met medewerkers op alle niveaus
• Je weet prioriteiten te stellen en behoudt het overzicht in een dynamische omgeving
• Je bent proactief en denkt altijd een stap vooruit
• Je hebt een goede kennis van MS Office
• Je beheerst Nederlands perfect en kan je vlot uitdrukken in het Engels
  

Dit bieden wij:

• Een veelzijdige voltijdse functie met impact en verantwoordelijkheid
• Veel autonomie, vertrouwen en ruimte voor initiatief
• Een mensgerichte, professionele werkomgeving
• Marktconform salarispakket
• Mogelijkheden tot groei en ontwikkeling

Zijn we een match? Wij willen je graag leren kennen!
Stuur je CV en motivatiebrief naar vacature@energeticanatura.com