Medewerker Bedrijfsvoering

Context

De medewerker bedrijfsvoering is mede-verantwoordelijk voor het goed bedienen van kinderen/ jongeren en ouders, de veiligheid en het welzijn van kinderen/ jongeren en een goed en effectief werkklimaat.

De functionaris werkt onder verantwoordelijkheid van de Directeur Bedrijfsvoering en stemt waar nodig af met leidinggevenden en andere betrokkenen. De medewerker heeft een voorbereidende, uitvoerende en adviserende rol binnen vastgestelde kaders; beleidsvaststelling, strategische keuzes en finale bevoegdheden blijven bij de verantwoordelijke leiding. Hij of zij overziet het geheel en acteert daarop.

Handelt zelfstandig binnen toegewezen werkzaamheden, procedures, autorisaties en budgetafspraken. Escaleert materiële financiële afwijkingen, compliance- en veiligheidsrisico’s, contractuele kwesties en besluiten buiten mandaat tijdig naar de Directeur Bedrijfsvoering. De functie omvat geen eindverantwoordelijkheid voor personeelsbeleid, organisatiebeleid of strategische financiële sturing.

Doel van de functie

De Medewerker Bedrijfsvoering draagt bij aan een betrouwbare, doelmatige en beheersbare bedrijfsvoering. De functie zorgt voor samenhang, voortgang en kwaliteit in ondersteunende processen, vertaalt managementafspraken naar uitvoerbare werkzaamheden en signaleert tijdig risico’s, afwijkingen en verbetermogelijkheden.

Taken en beschrijving

Managementinformatie en planning & control

Verzamelt, valideert en structureert informatie over onder meer bezetting, productie, declaraties, personeel en financiën. Actualiseert dashboards, bereidt managementrapportages en financiële prognose-informatie voor en signaleert inconsistenties en relevante ontwikkelingen. Ondersteunt de planning-en-controlcyclus en externe gegevens- en productieverantwoordingen.

Organisatie en procesbeheersing

Ondersteunt de voorbereiding en opvolging van bedrijfsvoeringsoverleggen en verbeterprojecten. Beheert relevante overeenkomsten, registers, werkinstructies en administratieve werkafspraken. Bewaakt de voortgang van acties en contractuele verplichtingen binnen de afgesproken taakverdeling en doet voorstellen om werkprocessen betreffende de bedrijfsvoering te verbeteren.

Financiële administratie en beheersing

Coördineert en verzorgt een tijdige, juiste verwerking van facturen, declaraties, betalingen, woonbijdragen en borgsommen. Bewaakt debiteuren, crediteuren en de aansluiting tussen productie, declaratie en ontvangst. Bereidt financiële aansluitingen, afsluitingen en gemeentelijke verantwoordingen voor en signaleert budgetafwijkingen en administratieve risico’s.

Kwaliteit, compliance en audits

Ondersteunt het beheer van kwaliteitsdocumentatie, auditdossiers en onderbouwingen voor interne controles. Bewaakt afgesproken verbeteracties en relevante termijnen, verzamelt informatie voor toezichthouders en signaleert tekortkomingen in administratieve processen en registraties.

Personeel en HR

Speelt een rol in een zorgvuldige personeelsadministratie, inclusief contracten, personeelsmutaties, termijnen en salarisinput. Bewaakt de volledigheid van personeelsdossiers en vereiste kwalificaties en registraties. Ondersteunt werving, indiensttreding en uitdiensttreding, levert HR-kengetallen aan en volgt overeengekomen acties op.

Communicatie en ondersteuning

Verzorgt heldere zakelijke correspondentie en interne informatievoorziening vanuit bedrijfsvoering op verzoek van Directie. Bewaakt de kwaliteit, actualiteit en huisstijl van standaarddocumenten en ondersteunt praktische websitewijzigingen en organisatiebrede bijeenkomsten.

ICT en informatiebeveiliging

Coördineert praktische ICT-voorzieningen, leverancierscontacten, middelenregistratie en licentiebeheer. Ondersteunt het beheer en de periodieke controle van accounts en toegangsrechten in afstemming met bevoegde leidinggevenden. Draagt bij aan beheersmaatregelen, documentatie en auditvoorbereiding rond informatiebeveiliging.

Huisvesting en facilitaire zaken

Coördineert operationele huisvestings- en facilitaire processen, waaronder onderhoudsmeldingen, leveranciersafspraken, keuringen, toegangsmiddelen, inventaris en voorraden. Bewaakt de uitvoering van facilitaire contracten en signaleert veiligheidsrisico’s, knelpunten en investeringsbehoeften. Ondersteunt locatieveranderingen en bereidt offertevergelijkingen voor.

Profiel van de kandidaat

§  HBO werk- en denkniveau bij voorkeur in bedrijfsvoering, bedrijfskunde, financiën.

§  MBO Bedrijfseconomie / administratie of HBO diploma

§  Kennis van financiële sturing, wet- en regelgeving in de zorg, en HR-processen.

§  Sterk analytisch vermogen en een proactieve houding.

§  Teamspeler met goede communicatieve vaardigheden.

§  Affiniteit met de zorgsector, HR-processen, financiële administratie, managementinformatie en kwaliteitsmanagement.

§  Kennis van planning en control principes.

§  Kennis van en inzicht in financiële processen.

§  Kennis van uitvoeren van procescontroles.

Note: waar “kennis van” staat geldt ook voor bereid zijn om deze op te doen.

Welke competenties zijn nodig

§  Zorgvuldig en integer

§  Digitaal en communicatief vaardig (taalkundig in gesprek en op papier(!))

§  Empathisch vermogen

§  Analytisch

§  Resultaatgericht

§  Planning en organisatievermogen

§  Teamspeler

§  Flexibel

§  Betrokken bij het bedrijf