Project- en Programmaondersteuner

Samenwerking staat centraal in ons werk. Overheden, maatschappelijke organisaties en andere partners werken samen aan complexe opgaven. Dit vraagt om goede ondersteuning, structuur en overzicht. Als ondersteuner ben jij de spil in het web die zorgt dat samenwerking soepel verloopt en afspraken worden nagekomen.

Wat ga je doen?
Als ondersteuner ben jij de steunpilaar van het project- of programmateam. Je ondersteunt project- en programmaleiders en zorgt voor overzicht, continuïteit en een goede organisatie van het dagelijkse werk. Je bent vaak het eerste aanspreekpunt en onderhoudt contact met interne en externe partners.

Een belangrijk onderdeel van je werk is het notuleren van bestuurlijke en ambtelijke overleggen. Je maakt heldere verslagen, bewaakt actiepunten en zorgt ervoor dat afspraken goed worden vastgelegd en opgevolgd. Daarnaast plan en organiseer je vergaderingen en bijeenkomsten en zorg je voor een goed ingericht (digitaal) archief.

Je werkt gestructureerd, denkt vooruit en signaleert tijdig aandachtspunten. Door je betrokkenheid bij verschillende overleggen heb je een goed beeld van wat er speelt en draag je actief bij aan een goed lopende samenwerking.

Jouw takenpakket:
Vanuit je rol als ondersteuner heb je onder andere de volgende taken:

• Organiseren, voorbereiden en plannen van overleggen en bijeenkomsten
• Notuleren en verslagleggen van bestuurlijke en ambtelijke vergaderingen en bewaken van actiepunten en besluiten
• Vastleggen en monitoren van gemaakte afspraken
• Ondersteunen van project- en programmaleiders
• Beheren en actueel houden van documentatie en digitale archieven
• Onderhouden van contacten met in- en externe partners
• Verzorgen van project- en programmacorrespondentie
• Ondersteunen bij de organisatie van bijeenkomsten, werkbezoeken en evenementen
• Zorgen voor een duidelijke informatiestroom binnen het team en richting partners
• Meedenken over en bijdragen aan procesverbeteringen binnen projecten
• Schrijven van korte teksten en het redigeren van (project)documenten.

Hoe werk je?
Je werkt samen in een multidisciplinair team met collega’s uit verschillende organisaties. Je bent verbindend, praktisch ingesteld en denkt proactief mee in oplossingen. Je biedt inhoudelijke, organisatorische en administratieve ondersteuning aan projecten en processen en voert daarbij ook licht adviserende werkzaamheden uit.

Je weet soepel te schakelen tussen verschillende belangen, maakt inhoudelijke en procesmatige afwegingen en houdt overzicht, ook onder tijdsdruk. Je signaleert knelpunten, doet verbetervoorstellen en werkt zelfstandig binnen gestelde kaders en regelgeving. Met je heldere en professionele communicatie onderhoud je effectief de samenwerking met interne en externe stakeholders.

Welke programma's/afdelingen ga je ondersteunen?
Als ondersteuner word je gekoppeld aan 1 of meerdere teams , maar daarnaast ben je, samen met je collega ondersteuners, ook de achtervang voor werkzaamheden voor de andere teams. Je bent dus breed inzetbaar. Hieronder vind je de verschillende teams:

• Team Campus Zeeland/Arbeidsmarkt
• Team Europa
• Team Toekomstbestendige Economie
• Team Kernenergie
• Zeeland in Stroomversnelling
• Cultuur, Erfgoed, Leefbaarheid en Sport
• Jouw Zeeland
• Unesco Geopark Schelde Delta
• Zuidwestelijke Delta

Wie ben jij?
Wij zoeken iemand die zelfstandig kan werken en het leuk vindt om te ondersteunen en te ontzorgen. Daarnaast:

• Werk je nauwkeurig en gestructureerd
• Helder en professioneel kunnen schakelen met stakeholders, zowel mondeling als schriftelijk
• Je weet verschillende belangen en standpunten te overbruggen
• Heb je aantoonbare ervaring met notuleren (van complexe bestuurlijke en ambtelijke overleggen)
• Kun je goed plannen en organiseren en omgaan met deadlines en onverwachte situaties
• Ben je digitaal vaardig (o.a. MS Office, Teams en digitale archiefsystemen)
• Ben je flexibel, samenwerkingsgericht, verbindend, vindingrijk en uitvoeringsgericht
• Ben je proactief en bepaal je oplossingen binnen de gestelde kaders en regelgeving
• Neem je initiatief en denk je vooruit in werkzaamheden

Je hebt:

• Minimaal MBO werk- en denkniveau
• Ervaring in een ondersteunende rol, bij voorkeur in een project- of politiekbestuurlijke omgeving
• Een praktische instelling en een proactieve houding

Wat bieden we jou
Een leerzame samenwerking met inspirerende collega’s die jou de ruimte en tijd geven om te groeien in je rol. Bovendien krijg je een persoonlijk budget voor duurzame inzetbaarheid van €6.000,- per 5 jaar, dat je volledig in kunt zetten om jezelf persoonlijk en/of professioneel te ontwikkelen.

Daarnaast mag je rekenen op:

• Een bruto maandsalaris tussen de € 3.090,42 en €4.338,84 (schaal 8, CAO Provincies)
• Een dienstverband van 20 - 36 uur per week;
• Een jaarcontract met zicht op verlenging;
• Een individueel keuzebudget van 22,37% van je salaris;
• Een afwisselende baan met veel verantwoordelijkheid;
• Doorgroeimogelijkheden binnen Provincie Zeeland.

In je element bij Provincie Zeeland
Wil jij werken op een plek waar je écht in je element bent? Bij Provincie Zeeland krijg je die kans! Al ruim vierhonderdvijftig jaar zet Provincie Zeeland zich in voor Zeeland. Samen met inwoners, andere overheden, bedrijven en maatschappelijke organisaties werken we elke dag weer aan de uitdagingen die op ons afkomen. Met ons ambtelijk vakmanschap, onze betrokkenheid en liefde voor de delta zorgen we ervoor dat Zeeland een plek is waar mensen graag willen leven. Verbindend, vindingrijk en uitvoeringsgericht werken we samen aan het Zeeland van 2050.

solliciteren?

Stuur je sollicitatiebrief en CV vóór 19/02.

Heb je specifieke vragen over de functie? Neem dan contact op met Richard van der Mast, poulemanager (06 48413734 /
rgw.vander.mast@zeeland.nl).

Voor vragen over de selectieprocedure kun je contact opnemen met team recruitment via recruitment@zeeland.nl.

Uit onderzoek blijkt dat veel mensen pas solliciteren als ze denken aan alle eisen te voldoen. Zonde, vinden wij. Dus: spreekt de functie je aan, maar voldoe je (nog) niet aan alle criteria? Voel je toch vooral uitgenodigd om te solliciteren. Interesse en motivatie tellen bij onze kandidaten net zo zwaar mee als ervaring.